Información sobre FERPA

Información sobre el expediente académico de su niño y aviso anual de FERPA

Para atender mejor a su niño y a su familia, ahora y en el futuro, CAP Tulsa mantiene un expediente académico con cierta información. Entendemos que puede preocuparle qué haremos con dicha información, en particular, con cualquier dato personal relacionado con su educación, salud o finanzas, que le identifique a usted, a su niño o a su familia ("información personal"). Tiene derecho a saber cómo utilizamos y tratamos su información personal.

¿Qué es un expediente académico?

CAP Tulsa define el expediente académico de un estudiante como la información sobre dicho estudiante que CAP Tulsa recopila y conserva mientras esté matriculado. El expediente académico de su niño puede incluir:

• Información que recibimos de usted en aplicaciones, formas y en otras comunicaciones que nos envíe, ya sea por escrito, en persona, por teléfono o por cualquier otro medio;
• Información sobre las interacciones de su niño y su familia con nosotros, nuestros socios y otras personas que colaboran con CAP Tulsa para proporcionar servicios a su niño y su familia; e
• Información sobre la inscripción, las actividades y el progreso de su niño en nuestros programas de educación infantil.

¿Cómo utilizamos la información del expediente académico de los estudiantes?

CAP Tulsa sigue todas las leyes federales y estatales aplicables a la información que usted provee incluyendo el Acta de Privacidad y Derechos Educacionales de la Familia ("FERPA") la cual gobierna nuestro tratamiento de los archivos de educación de los estudiantes.

La información que mantenemos en el expediente académico de su niño puede ser utilizada y divulgada en asociación con el proveedor de servicios para su niño y su familia, el pago de dichos servicios y las operaciones administrativas de CAP Tulsa, incluyendo los esfuerzos de control de calidad y el análisis del rendimiento escolar. No divulgaremos su información a terceros no afiliados sin su consentimiento previo, excepto en los siguientes casos: ((1) cuando sea necesario para que podamos proporcionar servicios educativos y de apoyo a su niño y a su familia; (2) cuando lo pida otra escuela en la que su niño esté o vaya a estar inscrito; (3) cuando sea necesario para demostrar el cumplimiento de los requisitos federales o estatales de nuestro programa de educación infantil; (4) cuando la ley nos exija proporcionar información sobre la inscripción de su niño a funcionarios estatales o locales de justicia juvenil; (5) cuando realicemos investigaciones sobre cómo mejorar nuestros programas de educación infantil con investigadores y otras organizaciones; (6) cuando sea necesario para que las organizaciones acreditadoras desempeñen sus funciones de acreditación; (7) cuando lo soliciten los padres de un estudiante que reclamen legalmente al niño como dependiente a efectos fiscales federales; (8) cuando lo exija una orden judicial o una citación emitida legalmente; (9) cuando lo exijan los funcionarios competentes en relación con una emergencia sanitaria o de seguridad; (10) cuando un asistente social estatal, local o tribal esté autorizado a ver el expediente del estudiante mientras sea legalmente responsable del cuidado y la protección del estudiante en acogida temporal; (11) cuando sea necesario para supervisar y evaluar los programas federales de nutrición; y (12) según lo permita la ley. Podemos proporcionar información del expediente académico de su niño a empresas contratadas o afiliadas de otro modo a CAP Tulsa. Dichas empresas afiliadas pueden incluir organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro, organizaciones educativas, funcionarios escolares, clínicas y agencias estatales. La cantidad de información del expediente académico de un estudiante que se comparta con estos socios se limitará a la necesaria para la prestación de servicios, las actividades de pago y las operaciones comerciales.

CAP Tulsa puede proporcionar información del expediente académico de su niño para fines de investigación o presentación de informes sin su consentimiento previo cuando dicha información se combine con otros expedientes académicos de tal manera que no sea posible identificar a su niño o a su familia a partir de la información compartida.

Confidencialidad y Seguridad

Protegeremos contra el acceso no autorizado a cualquier expediente académico de su niño. Capacitamos y supervisamos a nuestros empleados y socios para garantizar que el expediente académico de su niño sea manejado de manera responsable. Actualmente mantenemos medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento que cumplen con las regulaciones federales y estatales para proteger el expediente académico de su niño.

CAP Tulsa no divulga ninguna información de identificación personal, salvo en los casos descritos anteriormente o según lo establecido en nuestra Política de privacidad.

Sus derechos con respecto al expediente académico de su niño(a)

Como padre, madre o tutor de un estudiante de CAP Tulsa, usted tiene los siguientes derechos con respecto al expediente académico de su niño o niña:

1. Usted tiene derecho a inspeccionar y revisar el expediente académico de su niño. Para ver el expediente académico de su niño, debe completar un Formulario de autorización de los padres para la divulgación de expedientes académicos, que está disponible en la escuela de su niño o en la Oficina de Admisiones de CAP Tulsa. Una vez que recibamos su solicitud, le proporcionaremos la información que solicitó del expediente académico de su niño en un plazo de 45 días.
2. Si cree que algo en el expediente académico de su niño es inexacto, engañoso o viola de alguna otra manera los derechos de privacidad de su niño según la FERPA, tiene derecho a solicitar que se modifique el expediente para que su inquietud se añada al expediente académico de su niño.
3. Se debe solicitar consentimiento por escrito antes de que CAP Tulsa comparta cualquier información del expediente académico de su niño que pueda identificar a su niño o a su familia, excepto cuando la información se comparta en uno de los casos mencionados anteriormente.
4. Si cree que CAP Tulsa no ha cumplido con los requisitos de la FERPA, tiene derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos. Dichas quejas pueden dirigirse a:

Oficina de Normas de Privacidad Estudiantil 
Departamento de Educación de los Estados Unidos
400 Maryland Avenue, SW
Washington, D.C. 20202-8520